E-Rechnung wird Pflicht

Neuerungen zur elektronischen Rechnung (B2B)

Die elektronische Rechnung wird in Deutschland immer wichtiger und Unternehmen sollten sich jetzt bereits mit dem Thema auseinandersetzen, um von den Vorteilen zu profitieren.

Das Wachstumschancengesetz ist am 24.03.2024 in Kraft getreten und bringt bedeutende steuerliche Änderungen des Umsatzsteuergesetztes (UstG) mit sich.

Es soll stufenweise eine verpflichtende elektronische Rechnungsausstellung etabliert werden, zwischen B2B Inlandskunden. Neu ist die Verpflichtung, die elektronische Rechnungsausstellung in einem strukturierten Format zu übermitteln. Der Gesetzgeber sieht hier eine gute Möglichkeit gegen Umsatzsteuerbetrug effektiv vorzugehen.

Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang zur Papierrechnung.

Die gesetzliche Vorgabe nach der ein Rechnungsempfänger dem Erhalt einer elektronischen Rechnung zustimmen muss entfällt also ab 2025. Die beiden Begriffe „elektronische Rechnung“ und „sonstige Rechnung“ wurden außerdem neu definiert. Elektronische Rechnungen sind nur dann gültig, wenn diese in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können

Die gesetzlichen Anforderungen müssen dabei erfüllt sein und das technische Format muss stimmen. Die Daten müssen elektronisch weiterverarbeitet werden können und der gesamte Prozess, von der Rechnungsausstellung über die Zahlung und Archivierung der Daten, soll somit neu gestaltet werden.

Außerdem soll den Finanzämtern der Abgleich von Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuerabzug erleichtert werden. Dies gilt zunächst nur für die Rechnungsstellung im Inland, soll aber auch später auf das Ausland erstreckt werden.

Die Vorteile liegen in der Reduzierung der Umsatzsteuerausfälle. Außerdem wird somit die Digitalisierung der Wirtschaft unterstützt und weiter vorangetrieben. Ziel ist es zudem Medienbrüche beim Übermitteln der Rechnungen zu vermeiden.

Aus dem Wachstumschancengesetzt §14 UStG ergibt sich nun eine begriffliche Abgrenzung zwischen „elektronische Rechnung“ und „sonstige Rechnung“. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, welches eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, in einem anderen elektronischen Forma, wie z. Bsp. dem PDF-Format oder auf Papier gedruckte Rechnungen.

Die elektronische Rechnung hat den Vorteil, dass sie als strukturierter elektronischer Datensatz übermittelt werden kann, in einer sogenannten XML-Datei.

Diese können vom Empfänger automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden, wie bereits oft genutzt mit DATEV, zur Übermittlung der Daten an den Steuerberater. Der manuelle Erfassungsaufwand entfällt, was Zeit und Kosten spart.

Die Rechnungsausstellung muss gemäß der Richtlinie 2014/55/EU erfolgen. In Deutschland gibt es dazu 2 führende Formate, die auch im DATEV-Programm integriert sind.

Die XRechnung übermittelt Daten die mit einem Viewer am PC dargestellt werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x beinhaltet bereits einen Viewer und erzeugt eine PDF-Datei, damit man den strukturierten Datensatz lesen kann.

Die elektronische Rechnung grenzt sich klar vom PDF-Format ab. Eine PDF-Datei ist eine einsehbare Datei die nicht geändert werden kann. Die Datei kann auch nicht weiterverarbeitet werden, da keine strukturierten Daten vorliegen.

Die Rechnung als PDF ist damit per Definition eine „sonstige Rechnung“. Sonstige Rechnungen sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen Business to Business Kunden nicht mehr zulässig.




Für jede Rechnung gilt weiterhin:

• Echtheit der Herkunft muss nachvollziehbar sein
• Die Rechnung darf nicht veränderbar sein
• Die Rechnung muss lesbar sein

Die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung gilt für alle Unternehmen die keine Steuerbefreiung nach §4 Nr. 8-29 UStG haben. Außerdem ist die Rechnungsausstellung binnen 6 Monaten nach Erbringung der Leistung durchzuführen.

Unternehmen die in Deutschland tätig sind und miteinander Geschäfte machen müssen dann verpflichtend eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln, damit eine elektronische Weiterverarbeitung möglich wird.

Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung bei Leistungen im Ausland an Unternehmer und Nichtunternehmer und bei Leistungen an alle Nichtunternehmer im Inland und Ausland.

Ausgenommen sind Kleinstbetragsrechnungen bis 250 EUR, Fahrausweise für die Beförderung von Personen sowie Belege im Rahmen des Reisegepäckverkehrs.

Einführungszeitpunkt und Übergangsfristen

Ab dem 1. Januar 2025 wird jedes Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der bisherige Vorrang von Papierrechnungen entfällt damit. Für die Rechnungsausstellung bestehen umfangreiche Übergangsfristen, die in §27 Abs. 38 UStG enthalten sind.

Sonstige Rechnungen die in einem unstrukturierten elektronischen Format, wie dem PDF-Format versendet werden, sind noch bis zum 31.12.2026 gültig. Dabei gilt immer noch, dass die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich ist.

Unternehmen die unter 800.000,- EUR Umsatz im Kalenderjahr 2027 bleiben, können im Jahr 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Damit möchte man den kleineren Unternehmen etwas mehr Spielraum im Digitalisierungsprozess ermöglichen, da diese voraussichtlich ein höheren Digitalisierungsaufwand vorweisen.

Bei Rechnungsausstellungen in einem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) besteht die Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.

Zusammenfassung

Die nachfolgenden Punkte fassen die wichtigsten Informationen zur elektronischen Rechnung (B2B) zusammen:

• Das Wachstumschancengesetz gestaltet die gesetzlichen Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung neu
• Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen zum Empfang einer elektronischen Rechnung zwischen B2B in strukturierten Formaten verpflichtet
• Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen bei Geschäften im B2B Bereich Rechnungen in strukturierten Formaten ausstellen
• Elektronische Rechnungen müssen in strukturierten Formaten vorliegen und übermittelt werden, damit diese empfangen und weiterverarbeitet werden können
• Die Bestimmungen gelten auch für Gutschriften, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird
• Die EU-Norm 2014/55/EU legt die inhaltlichen Anforderungen an das strukturierte Format der Rechnung fest
• Die elektronische Rechnung dient dem Aufdecken von Umsatzsteuerbetrug und der Reduzierung von Kosten
• Die elektronische Rechnung ist erforderlich für transaktionsbezogene Meldungen von Umsätzen im B2B Bereich an die Finanzbehörden

Jedes Unternehmen sollte sich bereits jetzt mit dem Thema beschäftigen und eine Möglichkeit schaffen elektronische Rechnungen zu erstellen.