Soll ich die Kleinunternehmerregelung wählen?

Zunächst einmal vorweg:
Verwechseln Sie Kleingewerbe und Kleinunternehmerregelung nicht! Hier geht es auch nicht darum, welche Gesellschaftsform sie am besten wählen.

Die Kleinunternehmerregelung ist kurz gesagt eine Option für Sie, ob Sie zu Beginn Ihrer Selbständigkeit mit oder ohne Umsatzsteuer (auch gerne Mehrwertsteuer genannt) abrechnen wollen. Dies geschieht im Zuge der Anmeldung Ihrer selbständigen Tätigkeit (gewerblich oder freiberuflich) beim Finanzamt. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, dann dürfen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Wie entscheide ich mich richtig?

Der größte Vorteil:
Sie brauchen keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen und auch keine Jahreserklärung zur Umsatzsteuer. Der Aufwand ist jedoch weit geringer als Sie vielleicht vermuten.

Der größte Nachteil:
Sie verlieren die Möglichkeit der Rückerstattung gezahlter Vorsteuern (das sind die Umsatzsteuern, die Sie selbst bezahlt haben bei Lieferanten und Einkäufen).

Die größte Gefahr:
Überschreiten Sie bestimmte Umsatzgrenzen, sind Sie automatisch umsatzsteuerpflichtig (soweit keine steuerbefreiten Umsätze, z.B. aus Unterrichtsleistungen, vorliegen). Das kann soweit führen, dass Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen, obwohl Sie die Umsatzsteuer hätten beaufschlagen müssen. Das Finanzamt wird dann aber die Umsatzsteuer bei Ihnen einfordern, die Sie dann aus Ihren eigenen Einnahmen bestreiten müssen, da Sie sie ja nicht an den Kunden beaufschlagt haben. Hier also unbedingt auf die maßgeblichen Umsatzgrenzen achten (s. weiter unten).

Und noch eine Gefahr:
Spätestens, wenn Sie die maßgeblichen Umsatzgrenzen überschreiten, sollten und müssen Sie die Umsatzsteuer in den Rechnungen hinzufügen, also auch Ihren Kunden zusätzlich berechnen. Das führt schnell zu Verärgerung beim Kunden, da Sie mit einem Mal bis zu 19% teurer werden. Einem selbständigen Kunden, der selbst keine Kleinunternehmerregelung hat, ist dies zwar „egal“, da er sich diese an Sie bezahlte Umsatzsteuer ja erstatten lässt vom Finanzamt. Dies kann der private Kunde jedoch nicht, bei dem schlägt die zusätzliche Umsatzsteuer „voll im Portemonnaie“ durch.

Welche Grenzen gelten denn?
Die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann der, dessen Umsätze im Jahr 22.000,- Euro (bis einschl. 2019: 17.500,- Euro) nicht übersteigen. Bleibt er dauerhaft unter dieser Grenze, bleibt die Regelung bestehen. Überschreitet er sie, so gilt eine weitere einmalige Grenze bis 50.000,- Euro Umsatz. Beispiel: Beträgt der Umsatz im ersten Jahr 22.000,- Euro, dann darf er im Folgejahr bis 50.000,- Euro Umsatz erreichen und muss in dem Jahr noch immer keine Umsatzsteuer beaufschlagen. Im dann folgenden Jahr ist er aber automatisch umsatzsteuerpflichtig, muss die Umsatzsteuer ab dann beaufschlagen. Überschreitet der Selbständige schon im ersten Jahr die 22.000,- Euro, gilt die 50.000,- Euro-Grenze. Dann müsste er schon im zweiten Jahr Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Vorsicht also, wenn die Umsätze schon im ersten Jahr die 50.000,- Euro überschreiten werden!

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehme?
Dann müssen Sie von Anfang an Umsatzsteuer in Rechnung stellen! Sie können dann aber auch gezahlte Umsatzsteuer an Lieferanten vom Finanzamt erstatten lassen. Das geht bei Kleinunternehmerregelung nicht.

Welche Verpflichtung habe ich außerdem, wenn ich Umsatzsteuer in Rechnung stelle?
Entscheiden Sie sich gegen die Kleinunternehmerregelung, stellen also Umsatzsteuer in Rechnung, dann sind Sie für 5 Jahre daran gebunden, auch wenn Ihre Umsätze unter die oben genannten Grenzen zurückfallen.

Ein Tipp, falls Sie sich zu Beginn trotzdem für die Kleinunternehmerregelung entscheiden:
Beobachten Sie unbedingt Ihre Umsatzentwicklung und preisen Sie rechtzeitig, ggf. Stück für Stück, die absehbar hinzukommende Umsatzsteuer ein.

Und vergessen Sie nicht:
So verführerisch es sein mag, mit der Kleinunternehmerregelung einen Preisvorteil (bei privaten Kunden) zu haben, irgendwann schwindet dieser Vorteil und Sie sind preislich auch da angelangt, wo die Wettbewerber schon waren. Und nach Ihnen werden auch noch weitere Wettbewerber folgen. Es ist also wesentlich nachhaltiger und erfolgreicher, den Kunden von Produkt und Leistung so zu überzeugen, dass er die zusätzliche Umsatzsteuer gerne in Kauf nimmt. Der Kunde wird immer verärgert sein, wenn er es zunächst bei Ihnen „billiger“ erhält und mit einem Mal wird es teurer.

Ach ja:
Wer mit Kleinunternehmerregelung am Markt auftritt, muss dies in seinen Rechnungen auch kennzeichnen. Da könnte man dann schnell als „Klitsche“ missverstanden werden.

Machen Sie erst einmal einfach einen Quickcheck für oder wider Kleinunternehmerregelung:

1. Habe ich überwiegend Privatkunden? => spräche eher dafür
2. Habe ich (überwiegend) selbständige Kunden? => spräche eher dagegen
3. Habe ich hohe Ausgaben, deren Umsatzsteuer ich mir erstatten lassen könnte? => spräche eher dagegen
4. Wird mein Umsatz dauerhaft unter 22.000,- – zumindest in den ersten Jahren – liegen? => spräche eher dafür
5. Befürchte ich bei Kleinunternehmerregelung wegen des Ausweises als solches einen Imageschaden? => spräche eher dagegen

Viele argumentieren dafür, da der Aufwand für die bereits genannten Steuererklärungen entfällt. Das ist aber eigentlich unerheblich, wenn Ihnen klar wird, dass eben dieser Aufwand gar nicht so groß ist, eher ein „Abfallprodukt“ Ihrer per se existierenden Buchhaltung.

Vergessen Sie aber nicht, dass eine Entscheidung für Umsatzsteuer, also gegen die Kleinunternehmerregelung, rechtlich für 5 Jahre bindend ist.

In der Gewinnbesteuerung sind die Unterscheide auch unerheblich.
Mit Kleinunternehmerregelung wird der Gewinn ganz einfach Einnahmen minus Ausgaben (inklusive gezahlter Umsatzsteuern (=Vorsteuer)) gerechnet.
Ohne Kleinunternehmerregelung gilt: Einnahmen (netto) plus von Kunden erhaltene Umsatzsteuer minus Ausgaben (netto) minus gezahlter Umsatzsteuern (=Vorsteuer).
Hier jedoch wird zusätzlich die Zahllast (Differenz) abgezogen (quasi wie eine Ausgabe), wenn Sie mehr Umsatzsteuer abgeführt als erstattet bekommen haben. Haben Sie mehr Umsatzsteuererstattungen bekommen als Umsatzsteuer abgeführt, dann wird der Unterschiedsbetrag hinzugezählt (quasi wie eine Einnahme).

Das heißt eigentlich: Sie sparen weder bei der einen noch anderen Form signifikant Steuern. Ohne Kleinunternehmerregelung gewinnen Sie jedoch vorübergehend an Liquidität, da gezahlte Umsatzsteuer erstattet wird.

Lassen Sie sich nicht einfach durch zunächst vermeintlich klare Vor- oder Nachteile täuschen, ohne alle Argumente abgewogen zu haben.

Letztlich bleibt die Entscheidung für oder wider Kleinunternehmerregelung eine rechnerische, aber nicht zuletzt auch eine strategische Aufgabe im Einzelfall, bei der wir Sie gerne unterstützen.

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